طرز‌العمل کاری بخش آرشیف

مقدمه:
محل مناسب آرشیف:

بخش آرشیف، مهم‌ترين بخش از تعمیر است كه به موضوع حفظ و نگهداري سوابق اختصاص داده شده است. بنابراین رعایت موارد زیر ضروری است:

۱- نکات ضروری و ایمنی برای کیبل‌کشی برق در نظر گرفته می‌شود.

۲- محل بایگانی بدون رطوبت، روشن و تمیز می‌باشد.

۳- آرشیف اسناد محرمانه دارای ناظر می‌باشد تا امنیت آنها حفظ شود.

۴- استفاده از وسایل استاندارد و ایمنی برای آرشیف‌سازی اسناد.

اصول و روش‌های آرشیف سازی:

دریافت اسناد از بخش‌های مختلف و طبقه‌بندی آن‌ها با ویژگی‌های زیر:

اطمینان: مشخص‌بودن محل دقیق اسناد.

سرعت: دسترسی به اسناد در حداقل سرعت ممکن.

سهولت: نحوۀ طبقه‌بندی قابل فهم و اجرای امکان‌پذیر آنها.

قابلیت انعطاف: در قبال تغییرات احتمالی قابل انعطاف باشد و طبقه‌بندی منطقی و اصولی اسناد و رد و بدل اسناد فقط با پرسنل واجد شرایط و حفظ محرمیت.

نحوۀ ثبت مکاتیب: 

دریافت مکاتیب از بخش‌های مختلف و شماره‌ و تاریخ گذاری آنها و اسکن دیجیتالی آنها و ثبت اطلاعات آن‌ دریافت مکاتیب وارده از خارج از دانشگاه و ثبت رسمی آنها و انتشار کپی آن به بخش‌های مختلف جهت بررسی و منظوری.

برای معلومات بیشتر روی دکمه کلیک نماید.